Yıllık faaliyet raporu nasıl hazırlanır, ne zaman verilir?

Raporun içeriği

Yıllık faaliyet raporu, danışmanın yıl içinde yaptığı denetimleri, tespit ettiği uygunsuzlukları, verilen eğitimleri ve alınan önlemleri özetler. Varsa kaza ve olay kayıtları da rapora girer.

Rapor, işletmenin o yılki tehlikeli madde performansının belgesidir. İyi hazırlanmış bir rapor, denetimde işletmenin lehine delildir.

Zamanlama

Rapor, takip eden yılın başında hazırlanır ve süresinde sunulur. Gecikme yaptırım doğurur.

Raporun sağlıklı çıkması için yıl içindeki saha denetim tutanaklarının düzenli tutulmuş olması gerekir. Yıl sonunda geriye dönük rapor yazmak hem zor hem de riskli.

Nasıl hazırlanır

Rapor sıfırdan yazılan bir metin değildir; yıl boyunca tutulan kayıtların derlenmesidir. Sırasıyla şunlar toplanır: saha denetim tutanakları, tespit edilen uygunsuzluklar ve kapanış kayıtları, verilen eğitimlerin katılım listeleri, varsa kaza ve olay raporları, taşıma ve atık kayıtlarının özeti.

Derleme bittiğinde rapor üç soruya cevap verir hale gelir: yıl içinde ne yapıldı, ne bulundu, ne düzeltildi. Bu üçü yoksa rapor biçimsel kalır ve denetimde işe yaramaz.

Kayıtlar düzenli tutulduysa hazırlık birkaç gün sürer. Tutulmadıysa geriye dönük yazmak hem zor hem risklidir; bu yüzden takibi yıl boyunca yapıyoruz.

İşletme için pratik değeri

Raporu yalnızca yükümlülük olarak görmeyin. Tekrar eden uygunsuzluklar rapordan okunur; hangi bölümde aynı sorunun döndüğünü görmek, kalıcı çözüm için en iyi başlangıçtır.

Biz raporu teslim ederken gelecek yıl için üç maddelik bir öncelik listesi de veriyoruz.